Telefon: 0312 417 00 07
info@nfsbelgelendirme.com
 

İtiraz ve Şikayet

Posted on

İTİRAZ VE ŞİKÂYET

İtiraz ve Şikayetleriniz için aşağıdaki bilgilerden faydalanabilirsiniz.

İtiraz ve şikâyetlerin değerlendirilmesi amacıyla bir İtiraz ve Şikâyet Komitesi kurulur. Komite en az üç kişiden oluşur. Komite üyelerinin ataması Genel Müdür tarafından yapılır. Üyeler üç yıl için görevlendirilir. Üyelerin kendi istekleri ile çekilmeleri halinde veya mücbir sebeplerle bu süre sona ermeden yeni üye atanabilir. İtiraz ve şikâyet komitesi üyelerine ilişkin asgari nitelikler ve yetki ve sorumlulukları Görev Tanımında belirtilir.

Komite üyelerinin görev ve sorumlulukları ile atamaları yazılı olarak bildirilir. Üyeler görevlendirme yazısını tebliğ ettikten sonra komite üyeleri, Gizlilik ve Tarafsızlık Taahhütnamesini doldurarak KYT’ne teslim ederler. Bu form teslim alınmadan üyeler komitedeki görevlerine başlayamazlar. KYT komite üyeleri için birer takip dosyası oluşturur ve üyelere ilişkin tüm dokümantasyon bu dosyalarda takip edilir.

Komite üyeleri değerlendirme yaptıkları hususlarda çıkar çatışması oluştuğunu fark ederlerse durumu beyan ederek değerlendirmeden imtina ederler. Komite üyeleri müdahil oldukları faaliyetlere ilişkin şikâyet veya itirazların değerlendirilmesinde de bulunamaz. Bu durumlarda sadece çıkar çatışmasının oluştuğu konu için geçici bir üye atanarak süreç tamamlanır.

İtiraz ve Şikâyetlerin Alınması

İtiraz ve şikâyetler web sitesinden veya yazılı olarak yapılabilir ve NFS Belgelendirme tarafından kayıt altına alınır.

İtirazlar, itiraza konu kararın kişiye yazılı veya elektronik posta ile bildiriminden itibaren 10 işgünü içerisinde yapılmalıdır. Şikâyetler için süre sınırlaması bulunmamaktadır. Yapılan itiraz veya şikâyetin NFS Belgelendirme ile ilgisi bulunmadığı tespit edilirse, kişiye ilgili husus bildirilir.

Şikâyetler için şikâyet sahibi ve şikâyetin içeriğine ilişkin bilgiler gizli tutulur.

İtirazların Değerlendirilmesi ve Sonuçlandırılması

Sınav değerlendirme sonucuna itiraz olması halinde KYT, itiraz eline ulaştıktan sonra itirazda bulunan adayın sınav dosyasını ve sınavına ilişkin kayıtları doküman boyutunda inceler. Adaya ve sınava ilişkin kayıtların teknik incelemesini yapmak üzere itiraz sahibinin sınavında bulunmamış olan bir değerlendirici ile Belgelendirme Karar Alıcı’nın da görüşünü almak üzere bir toplantı düzenlenir. Toplantı sonucunda alınan karar, itirazın yersiz olduğu yönünde ise; KYT tarafından adaya yazılı olarak bilgi verilir.

İtiraz, yapılan incelemede haksız bulunmasına rağmen itiraz sahibinin itirazı sürdürmesi durumunda; itiraz İtiraz ve Şikâyet Komitesi’ne iletilir.

İtiraz ve Şikâyet Komite kararları çoğunlukla alınır. Komite değerlendirmesini tamamlayarak sonucunu KYT’ye gönderir. KYT, komite kararı uyarınca itiraz sahibini yazılı olarak bilgilendirir.

İtirazın incelemenin herhangi bir aşamasında haklı bulunması halinde, durum KYT tarafından Sınav Hizmetleri Sorumlusu’na iletilerek Sınav ve Belgelendirme Prosedürü doğrultusunda gerekli tedbirlerin alınması sağlanır.

İtirazlar kayıt tarihinden itibaren en geç 15 gün içerisinde sonuçlandırılır ve kişinin talebine uygun olarak yazılı veya elektronik posta ile itiraz sahibine bilgilendirme yapılır. Tüm süreçler İtiraz Takip Formuna işlenerek kaydedilir.

İtirazlara ilişkin tüm dokümantasyonun bir kopyası ayrıca dosyalanır ve değerlendirilmek üzere ilgili dönem için Yönetimin Gözden Geçirilmesi Toplantısında gündeme alınır.

Şikâyetlerin Değerlendirilmesi ve Sonuçlandırılması

İtiraza konu olamayacak her türlü başvuru şikâyet olarak kaydedilir. KYT tarafından gerekli soruşturma yapılır ve dokümanlar İtiraz ve Şikâyet Komitesine sunulur.

Şikâyetin belgelendirme kararını etkileyebileceği hallerde, komite, Sınav Hizmetleri Sorumlusundan yürütmenin durdurulmasını talep edebilir. Bu durumda şikâyetin ilgili olduğu sınava ilişkin belgelendirme süreci komitenin değerlendirmesi sonuçlanmadan tamamlanamaz.

Komite gerekli hallerde alt komisyon kurulmasını veya inceleme yapmak üzere bir kişinin görevlendirilmesini talep edebilir.

Şikâyete ilişkin incelemelerini yaparak karar alır. Aldığı kararlar şikâyetin ilgili olduğu konuya göre Genel Müdüre gönderilir ve ilgili yönetici karara uygun şekilde gerekli tedbiri alır.

Şikâyetlerin kayıt tarihinden itibaren en geç 30 gün içerisinde sonuçlandırılması esastır. Mücbir sebeplerle süre uzatımı gereken haller ortaya çıkarsa şikâyet sahibine bu konuda bilgilendirme yapılır. Şikâyet sonuçları, şikâyet sahibinin talebine uygun olarak, yazılı veya eposta olarak ilgili kişiye bildirilir.

Tüm süreçler Şikâyet Takip Formuna işlenerek kaydedilir. Şikâyetlere ilişkin tüm dokümantasyonun bir kopyası ayrıca dosyalanır ve değerlendirilmek üzere ilgili dönem için Yönetimin Gözden Geçirilmesi Toplantısında gündeme alınır.

İtiraz ve Şikayet Formu’na ulaşmak için tıklayınız.

İtiraz ve şikâyetler için e-posta adresi: itiraz@nfsbelgelendirme.com

İtiraz ve Şikayet Formu

İndirmiş olduğunuz belgeyi doldurarak buradan yükleyebilir, itiraz ve şikayetinizi tamamlayabilirsiniz.

İtiraz ve Şikayet Formunu indirmek için tıklayınız.